نه دستور
طلایی برای برگزاری جلسات موفق
1- هدف:
مهمترین عنصر یک جلسه داشتن هدف
مشخص و معلوم است. جلسه جایی است که به بحث و تصمیم گیری نیاز است و به همین دلیل بایستی
هدف و نتیجه ملموسی که حاصل بحث و تصمیم گیری است داشته باشد. بنابراین اگر شما قصد
برگزاری جلسه ای را دارید که فقط در مورد موضوعی اطلاع رسانی کنید وقت خود و دیگران
را با جلسه تلف نکنید به جای این کار یک خبرنامه توزیع کنید.
برگزاری جلسات با موضوعات و اهداف مبهمی مانند
"بررسی وضع موجود" معمولا به اتلاف وقت حضار منجر می شود.
یک مثال خوب برای هدف: تعیین اهداف فروش نیمه دوم سال
2- دستور جلسه:
فهرست موضوعاتی است که با بحث در مورد آنها به اهداف
جلسه می رسیم. در دستور جلسه کسی که موضوع را ارایه می کند و زمان لازم برای بحث و
نتیجه گیری درباره آن باید مشخص گردد. دستور جلسه حداقل سه روز پیش از جلسه برای حضار
باید فرستاده شود. بهتر است در دستور جلسه کسانی که جلسه را اداره می کنند (مدیر جلسه
–وقت نگهدار- منشی جلسه) ذکر شود.
مثال:
1- بررسی وضعیت فروش نیمه اول سال- ارایه کننده: آقای
الف- زمان لازم: 10 دقیقه
2- دریافت پیشنهادات حضار برای هدف گذاری نیمه دوم
- ارایه کننده: آقای ب- زمان لازم: 15 دقیقه
3- نهایی کردن اهداف فروش نیمه دوم سال - ارایه کننده:
آقای ج- زمان لازم: 20 دقیقه
3- چه کسانی به جلسه باید دعوت شوند:
پیش از دعوت افراد به جلسه در نظر
داشته باشید واقعا به حضور چه کسانی در جلسه نیاز است. اگر هدف جلسه یافتن راه حل برای
یک مشکل مشخص است افرادی را دعوت کنید که در
حل مشکلات مشابه تبحر و تخصص دارند. اگر افرادی در جلسه حضور یابند که موضوع جلسه ربطی
به آنها ندارد و یا به حل مشکل کمکی نمی توانند بکنند جلسه فقط باعث اتلاف وقت آنها
می شود.
4- آمادگی برای جلسه
خواندن و بررسی اطلاعات مربوط به جلسه باید قبل از
جلسه توسط تک تک حضار صورت پذیرد ونه در زمان جلسه که باعث به درازا کشیدن جلسه و اتلاف
وقت همه حضار می گردد. جلسه محل تبادل نظرات و تصمیم گیری است نه انجام کارهای عقب
افتاده لازم برای تصمیم گیری!
5- قواعد جلسه را به طور صریح در ابتدای جلسه روشن
کنید:
بنا بر ضرب المثل معروف "جنگ اول به از صلح آخر
است" لازم است قواعدی که حضار جلسه باید رعایت کنند را در ابتدای جلسه به طور
صریح و بی پرده بیان گردد تا از چالشهای بعدی جلوگیری شود.
6- زمان بندی جلسه را به دقت اعمال کنید:
مدیریت جلسه حتما باید زمانبندی جلسه بر اساس دستور
جلسه را رعایت کند و تعیین یک فرد به عنوان وقت نگهدار به کار تنظیم وقت کمک بسیاری می کند.
یک راه حل خوب این است که در ابتدای جلسه دستورجلسه
زماندار را بر روی وایتبرد و یا کامپیوتر نمایش دهید به گونه ای که همه بتوانند ببینند.
این روش توجه حضار را جلب کرده به تمرکز آنها روی دستور جلسه و زمانبندی مربوطه کمک
می کند.
7- به موقع شروع کنید به موقع تمام کنید:
اگر جلسات خود را به موقع شروع کنید به موقع تمام کنید
همکاران شما برای حضور در جلساتی که ترتیب می دهید بیشترین تلاش را خواهند کرد. مردم به اینکه به وقتشان
اهمیت داده شود ارزش بالایی قایل هستند.
نکته: حداکثر مدت زمان جلسه نباید بیش از یک ساعت باشد.
یک ساعت بیشترین مدت زمانی است که حضاردر جلسه می توانند
به طور واقعی و جدی متمرکز باشند.
8- از تکروی افراد و سخنرانی های تک نفره جلوگیری
کنید:
هیچ چیز به اندازه کسی که بیش از سهم زمانی خود صحبت
می کند به جلسه آسیب نمی زند. در صورتیکه با چنین افرادی مواجه شدید به ایشان بگویید:"
ما از نظرات شما سپاسگزاریم اما برای تصمیم گیری به نظرات دیگران نیز نیاز داریم."
9- پی گیری
بسیار معمول است که افراد مختلف برداشتهای کاملا متفاوتی
از یک جلسه و نتایج آن داشته باشند. لذا تهیه صورتجلسه و ارسال آن ظرف مدت 24 ساعت
کار ضروری است. صورتجلسه باید شامل کارهایی که باید انجام گیرد افراد مسوول انجام آنها
وتاریخ مشخص مهلت انجام کارها باشد.
نکته: از به کار بردن عبارت های نامشخص و گنگ برای
تعیین زمان انجام (مانند: در اسرع وقت) باید پرهیز شود.
