اصول و موازین پنجگانه خرید

اصول و موازین پنجگانه خرید

بی تردید، یکی از وظایف بخش خرید، تأمین نیازهای موسسه به صورت مطلوب در جهات سودآوی بیشتر است. برای دستیابی به این هدف رعایت موارد زیر امری ضروری است:

 

1- کیفیت مطلوب:

عبارت «کیفیت مطلوب» از یک دیدگاه به مفهوم مناسب بودن محصولات و کالا در جهت مقاصد تعیین شده است. دسترس به کیفیت مناسب، وظیفه ای خطیر و حساس و بر عهدة مدیران خرید می باشد. البته علاوه بر قسمت خرید، بخش مهندسی و طراحی از خط تولید نیز، در رسیدن به کیفیت مورد نظر، با سازمان خرید همکاری خواهند داشت.

در چارچوب تهیه مواد مورد نیاز در کیفیتی عالی، مدیر خرید تولیدکنندگان داخلی و خارجی و همچنین نحوة تولید آنان، آشنایی کامل داشته باشد، تا از این طریق بتواند نسبت به خریدهای لازم به صورت مطلوب عمل نماید. در غیر این صورت، منظور اصلی از خرید تأمین نخواهد شد. موضوع دیگر اینکه کیفیت کالا همواره، با قیمت آن رابطه ای مستقیم دارد؛ بنابراین واضح است که هر چند کیفیت مرغوبتر باشد، قیمت آن نیز بالاتر خواهد بود.

با توجه به این اصل، همانگونه که انتخاب جنس نامرغوب خطاست، تهیه اجناس با کیفیت بسیار مرغوب و در نتیجه گران قیمت نیز، مقرون به صرفه نخواهد بود. به این جهت، مدیران خرید باید با مطالعه دقیق بازار و اجناس مورد نیاز سعی در تأمین احتیاجات سازمان نمایند.

 

2-کمیت مطلوب:

انجام خرید در حجم مناسب، در گرو آشنایی کامل با تمام بخشهای سازمان و نیازهای آن می باشد. خرید به میزانی اضافی، سبب افزایش هزینه های انبارداری شده و یا منجر به راکد شدن بخشی از سرمایه های جاری شرکت می گردد.

از سوی دیگر، خرید به میزانی کمتر از نیاز، باعث افزیش هزینه های جایگزینی در شرایط حساس و ایجاد و وقفه در خط تولید می گردد. در این میان، مدیر خرید باید با برقراری هماهنگی لازم با واحدهای درون سازمان از یک طرف و فروشندگان از طرف دیگر، با استفاده از تکنیک­های مخصوص، سعی در ایجاد این تعادل نماید.

 

3- قیمت مطلوب:

یکی از مؤثرترین عوامل در  خرید قیمت باشد. به خصوص در شرایطی که مشخصات دو کالای مشابه، یکسان باشد، قیمت پایین، نقش مهمی را در گزینش یکی بر دیگری ایفا می کند. اما باید توجه داشت که همواره «کمترین قیمت» نمی تواند «بهترین قیمت» هم باشد، چرا که قیمت کمتر ممکن است کیفیت مورد نظر را تأمین نکند. بنابراین، برای دستیابی به قیمت مناسب و معقول، رعایت این موارد الزامی است:

الف) تحقیق و مطالعه همه جانبه و گسترده در زمینه قیمتها در سطح بازار

ب) برقراری رابطه ای صحیح، سالم و وسیع با فروشندگان و تولیدکنندگان

 

4- زمان مطلوب:

هدف از خرید، در وقت و زمان مناسب، کاهش تغییرات نامطلوبی است که معمولاً در سطح قیمت، در وضعیتها و زمانهای متفاوت رخ می دهد. مدیر خرید، باید با مطالعه مستمر و سفارش به موقع در زمانهای متفاوت، که عرضه و تقاضا در بازار دچار نوسان است، سازمان را از صدمات این نوسانات برهاند، چرا که اثر مستقیم آنها را در برنامه تولید می توان مشاهده کرد.

 

5- منبع مطلوب:

تعیین و تأمین منبع خرید، از جمله وظایف مهم بخش خرید است. برای دستیابی به یک منبع مناسب، مدیر خرید باید برخوردار از برنامه های صحیح و مطالعات همه جانبه و عمیق بوده تا بتواند از میان فروشندگان بهترین و مطمئن ترین آنها، یعنی فروشندگانی که نسبت به تعهدات خود پایبند هستند را انتخاب کند. در این باره آشنایی مدیر خرید با توان تولیدی و عملی تولید کننده، در جهت تأمین مواد در زمان مناسب و رعایت استانداردهای مورد نیاز و همچنین اطلاع از سابقه و تاریخ گذشته تولید کننده و نیز امکانات اعتباری که می تواند در اختیار گیرد، امری الزامی است.